Fungsi ketiga Manajemen → Penggerakan (Actuating)
Unsur
Manusia dalam Penggerakan (George F. Terry)
- Mendapatkan orang-orang
yang cakap
- Mengatakan kepada
mereka apa yang ingin kita capai
- Menerangkan cara
mengerjakan
- Memberikan
otoritas
- Memberikan
inspirasi untuk mecapai sasaran
Untuk
itu, seorang manajer harus memperhatikan :
- Unsur manusia dalam segala tindakan manajerial
- Mencari keterangan akan kebutuhan karyawan
- Memperhatikan kepentingan kelompok
Kegiatan
Actuating:
·
pemilihan orang
yang tepat untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan dalam proses
pengorganisasian.
·
memberikan
instruksi sebaik-baiknya dan mendorong orang untuk bekerja mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
Komunikasi
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian
dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Komunikasi
bisa melalui lisan, tulisan, dan body language.
Dalam proses komunikasi, selain melibatkan
kata - kata yang diucapkan, juga ekspresi wajah,intonasi dan sebagainya. Karenanya
untuk kesuksesan pertukaran informasi juga tergantung pada ketrampilan tertentu
(membaca, menulis, mendengar, berbicara) si pengirim dan penerimanya.
Komunikasi
dilakukan seseorang dapat berfungsi sebagai :
·
fungsi kontrol
: pengendali perilaku
·
fungsi motivasi
: faktor meningkatkan motivasi
·
fungsi ekspresi
perasaan : penyampai perasaan kepada orang lain
·
fungsi informasi
: penyampai data /informasi, lebih lanjut berguna untuk pengambilan
keputusan
Model proses komunikasi
·
Sumber (source)
Sumber atau pengirim berita mengendalikan macam
berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan saluran melalui mana berita
dikirimkan kirimkan.
Sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan
dan keinginan untuk mengomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi dan
sebagainya kepada pihak lain.
·
Pengubahan berita
ke dalam sandi/kode (encoding).
Mengubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol
– simbol verbal atau non verbal yang mampu memberikan pengertian, seperti dalam
bentuk percakapan, gerakan, atau tulisan.
·
Pengiriman berita
(transmitting the message).
Langkah ketiga ini mencerminkan pilihan
komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”.
·
Penerima berita
Melalui pancaindera (penglihatan, pendengaran,
pengecap, perabaan, dan penciuman)
·
Pengartian atau
penterjemahan kembali berita (decoding).
Pengartian simbol-simbol oleh penerima. Dipengaruhi
oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, praduga, dan gangguan
disekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita diartikan berbeda oleh si
penerima. Jadi penerima mempunyai tanggung jawab untuk efektivitas komunikasi,
dalam hal komunikasi dua arah.
·
Umpan balik (feed
back).
Setelah berita diterima dan diterjemahkan,
penerima mungkin meenyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim
mula-mula.
Komunikasi
adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir.
Komunikasi
lisan → orang, telepon atau radiotape. manfaat :
·
adanya kesempatan
untuk berinteraksi antara sumber dan penerima
·
memungkinkan
komunikasi nonverbal (gerakan tubuh,intonasi suara, dll),
·
disampaikannya
berita secara cepat, dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.
komunikasi tertulis → memo, surat, laporan, manfaat :
·
penyelesaian
laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.
Efektifitas Komunikasi Organisasi
·
Saluran
Komunikasi Formal
ü Semakin melebar sesuai perkembangan dan
pertumbuhan organisasi
ü Menghambat aliran informasi antar tingkat
organisasi
·
Struktur
Organisasi
·
Spesialisasi
jabatan
·
Pemilikan
informasi
Tipe Saluran Komunikasi
·
Komunikasi
vertikal
ü Komunikasi ke bawah (memberi pengarahan,
informasi, instruksi, dll)
ü Komunikasi keatas (suplay informasi yang
terjadi di tk.bawah: laporan periodik, penjelasan, gagasan, dll)
·
Komunikasi
Lateral/Horizontal
ü Komunikasi antara anggota dalam kelompok yang
sama
ü Komunikasi antara departemen pada tingkatan organisasi
yg sama
ü Bersifat koordinatif
·
Komunikasi
Diagonal
Hambatan Komunikasi efektif
·
Hambatan-hambatan
organisasional
ü Tingkatan hierarki
ü Wewenang manajerial
ü Spesialisasi
·
Hambatan-hambatan
antar pribadi
ü Persepsi selektif
ü Status/kedudukan komunikator
ü Keadaan membela diri
ü Pendengaran lemah
ü Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Peningkatan Efektivitas Komunikasi
·
Kesadaran akan
kebutuhan komunikasi efektif
·
Penggunaan umpan
– Balik
·
Menjadi komunikator
yang lebih efektif
Kepemimpinan
Kepemimpinan:
Kemampuan untuk mempengaruhi kelompok menuju pencapaian sasaran.
Kekuasaan:
Kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar melakukan sesuatu
(meskipun tidak diinginkan).
Teori Kepemimpinan
1.
Great-man
Theory:
Setiap jaman memiliki pemimpin besar. Perubahan
sosial terjadi karena para pemimpin besar memulai & memimpin perubahan
& menghalangi orang lain yang berusaha membawa masyarakat kearah yang
berlawanan (James, 1980).
- Kepemimpinan
merupakan bakat atau bawaan sejak seseorang lahir
- Pemimpin
dilahirkan bukan diciptakan
- Kekuasaan berada
pd sejumlah org tertentu, yang melalui proses pewarisan memiliki kemampuan
memimpin atau karena keberuntungan memiliki bakat untuk menempati posisi
sebagai pemimpin
- “Asal Raja
Menjadi Raja”
2. Trait theory
Ada karakteristik seseorang (personalit
trait) yang membedakan seorang pemimpin dengan yang bukan pemimpin.
Contoh
: kemampuan adaptasi terhadap situasi, kepekaan sosial, ambisius, asertif,
keinginan untuk mendominasi, energik, percaya diri, resistance terhadap stress
dan tanggung jawab, cerdas, memiliki hubungan manusiawi.
·
Seseorang dapat
menjadi pemimpin apabila memiliki sifat yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin.
·
Titik tolak teori
: keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat kepribadian baik secara
fisik maupun psikologis.
·
Keefektifan
pemimpin ditentukan oleh sifat, perangai atau ciri kepribadian yang bukan saja
bersumber dari bakat, tapi dari pengalaman dan hasil belajar.
Sifat
– sifat kepemimpinan :
- Kemampuan sebagai
pengawas (supervisor ability)
- Kebutuhan akan
prestasi dlm pekerjaan (tanggung jawab dan keinginan untuk sukses)
- Kecerdasan (
kebijakan, daya pikir, kreativitas)
- Ketegasan
(decesiveness) : kemampuan membuat keputusan & memecahkan masalah
- Kepercayaan diri
- Inisiatif,
kemampuan bertindak
3. Contingency theory
Kepemimpian dipengaruhi oleh situasi dimana
faktor-faktor tertentu dari situasi menentukan ciri-ciri pemimpin yang
sesuai untuk situasi tersebut.
Munculnya pemimpin dalam suatu organisasi
tergantung pada aspek karakteristik birokrasi, organisasi informal,
karakteristik hubungan antara atasan bawahan, rancangan tugas yang memungkinkan
individu mencapai aktualisasi diri dan aspek kesesuaian antara sasaran
organisasi dengan sasaran individual para anggotanya (Bennis, 1981).
A. Fiedler Model
Efektifitas
kelompok/organisasi tergantung pada interaksi antara kepribadian pemimpin dengan
situasi
·
Dua
karakteristik:
1. Derajat situasi dimana pemimpin menguasai, mengendalikan,
dan mempengaruhi situasi
2. Derajat situasi yg menghadapkan manajer
dengan ketidakpastian.
·
Pendekatan:
1. Otokratik
2. Orientasi
hubungan
B. Situational Theory (Hersey
& Blanchard)
Teori
kondisi yang memfokuskan pada kematangan bawahan, yaitu kemampuan dan kemauan orang
dalam menerima tanggung jawab mengatur perilakunya sendiri.
Kematangan
tsb dipengaruhi:
- job maturity
(kemampuan)
- psychological
maturity (kemauan)
Tipe-tipe
kematangan:
·
Tidak mampu dan
tidak mau → tipe
kepemimpinan telling (mengatakan)
·
Tidak mampu tapi
mau → tipe kepemimpinan selling (menjual)
·
mampu tapi tdk
mau → tipe kepemimpinan participating (berperan
serta)
·
mampu dan mau → tipe kepemimpinan delegating (mendelegasikan)
C. Path Goal Theory
Tugas
pemimpin adalah:
·
Membantu
bawahannya mencapai tujuan mereka
·
Memberikan arahan
serta dukungan untuk menjamin bahwa tujuan mereka sesuai dengan tujuan
organisasi
Perilaku
pemimpin adalah motivasional, gaya kepemimpinan yang dapat ditampilkan adalah:
- Directive
leader, menjelaskan tugas dengan memberikan bimbingan
spesifik
- supportive
leader, bersikap ramah
& memperhatikan keperluan bawahan
- participative
leader, melakukan konsultasi & menerima usul
bawahan dalam pengambilan keputusan
- achievement-oriented
leader, menetapkan tujuan & mengharapkan
performa dari bawahan untuk mencapainya
4. Behavioral theory
·
Fungsi
kepemimpinan
- Task related (fungsi yang berhubungan dengan
tugas)
- Group maintenance (pemeliharaan kelompok)
·
Gaya kepemimpinan
- Task oriented (orientasi pada tugas) →
terstruktur/tidak
- Employee oriented (orientasi dengan karyawan/pada
hubungan) → formal/tidak
Gaya
dasar kepemimpinan seseorang tdk bisa diubah, Tapi pada kondisi tertentu
seorang pemimpin harus memiliki orientasi gaya kepemimpinan yang sesuai agar
kepemimpinannya efektif.
5. Big bang
theory
·
Suatu peristiwa
besar menciptakan seseorang menjadi pemimpin
·
Mengintegrasikan
antara situasi dan pengikut
·
Situasi merupakan
peristiwa besarseperti revolusi, kekacauan, reformasi, dll
·
Pengikut adalah
orang yang mengokohkan seseorang dan bersedia patuh dan taat
Corak Interaksi Pemimpin dengan
bawahannya
·
Hubungan antara
atasan dan bawahan → hubungan saling ketergantungan yg biasanya tidak seimbang
·
Dalam proses
interaksi → proses saling mempengaruhi
→ corak interaksi
·
Corak interaksi
→ menentukan derajat keberhasilan
kepemimpinan seorang pemimpin
·
Corak interaksi:
- Kepemimpinan Transaksional
- Kepemimpinan Transformasional
Kepemimpinan
Transaksional
·
Pemimpin
berinteraksi dengan bawahan melalui proses transaksi.
·
Proses transaksi:
- Contingent Reward → “Jika anda bekerja baik, imbalan juga akan
baik”.
- Management by Exception-Active → “Silakan kerjakan tugas anda, saya akan
mengawasi dengan ketat. Jika timbul kesalahan, saya akan bantu”.
- Management by Exception-Passive → “Silakan kerjakan tugas anda. Jika timbul masalah,
usahakan selesaikan sendiri. Jika anda tidak mampu, saya akan bantu”
- Laissez-Faire → “Silakan kerjakan tugas anda secara mandiri.
Anda mampu melakukannya dan bertanggung jawab sendiri”
Kepemimpinan
Transformasional
Interaksi antara atasan dan bawahan ditandai oleh
pengaruh atasan untuk mengubah bawahannya untuk menjadi orang yg mampu dan bermotivasi
tinggi, dan berupaya mencapai prestasi yang tinggi / bermutu.
5
Aspek kepemimpinan Transformasional :
·
Attribut
charisma
Pemimpin
mendahulukan kepentingan organisasi, bersedia berkorban, bawahan suka dan tenang
jika berada di dekat pemimpinnya.
·
Inspirational
Leadership/Motivation
Pemimpin mampu
menimbulkan inspirasi pada bawahan. Pemimpin mampu memberikan keyakinan bahwa tujuan
dapat tercapai.
·
Intelectual
Simulation
Pimpinan mendorong bawahan untuk
memikirkan kembali cara kerja mereka
·
Indivisualized
Consideration
Bawahan merasa diperhatikan dan
diperlakukan secara khusus, memperlakukan bawahan sebagai seorang pribadi yg
memiliki kecakapan.
·
Idealized
Influenced
Pemimpin berusaha mempengaruhi bawahan
dengan menekankan nilai-nilai dan keyakinan.
Contoh : Semboyan
Tridarma KH Dewantara
1. Ing ngarso
sung tuladha → charisma & idealis
2. Ing madya
mangun karsa → inspirational leadership (ditengah member semangat)
3. Tut wuri
handayani → individualized consideration